当主管说：“这个员工最近表现不好，应该进入 PIP。”HR 的确需要认真处理。绩效改善计划（Performance Improvement Plan，PIP）可以帮助双方把目标、期限和支持说清楚；但如果在问题尚未厘清前就直接贴上“不努力”的标签，企业可能错过真正需要处理的工作设计问题。
员工表现下滑不一定只有一个原因。目标忽然改变、角色长期重叠、系统或人手不足、工作量持续失衡、团队关系紧张，甚至员工正面对健康或家庭压力，都可能影响工作状态。HR 不需要、也不应诊断员工是否有心理健康状况；但可以建立一个公平、尊重隐私的流程，先了解工作本身发生了什么。
PIP 不是诊断工具，也不该取代管理责任
PIP 的核心是绩效管理：员工需要知道期待是什么、目前差距在哪里、公司会提供什么支持，以及何时检视进展。它不是要求员工披露诊断、治疗或私人生活的工具，也不应成为把资源不足或不合理工作量转嫁给个人的方式。
一个稳妥的原则是：先厘清可观察的工作事实，再讨论可执行的改善。 例如，先看准时率、交付质量、客户回应、已约定的工作成果和纪录，而不是以“态度不好”“抗压性差”作为结论。
启动 PIP 前，先从五个角度检视
1. 期待是否清楚而一致？
员工是否拿到明确、可衡量的目标？不同主管有没有给出互相矛盾的优先次序？若目标、时限或成功标准本来就不清楚，先把它们写明，比马上启动 PIP 更公平。
2. 能力与培训是否匹配？
新职责、软件、流程或客户要求改变后，员工是否获得足够的培训、示范和反馈？把“还没学会”当成“不愿意做”，往往只会让问题延长。
3. 资源与流程有没有造成阻碍？
先问：员工是否拥有完成工作所需的权限、资料、系统、人手和跨部门配合？若团队反复被同一个流程卡住，个别 PIP 无法修补流程本身。
4. 工作负荷或角色冲突是否持续存在？
看看近期是否出现人手流失、工作量骤增、加班常态化、同时承担互相冲突的任务，或不断改变的优先顺序。马来西亚职业安全与健康部门的心理社会风险指引，也把工作需求、控制感、支持和角色清晰度视为企业应关注的工作因素。DOSH 的《心理社会风险评估与管理指引》可作为企业建立风险管理流程的参考。
5. 工作关系与安全感是否影响合作？
频繁冲突、被排除在资讯外、公开羞辱、缺乏合理反馈，都会让员工难以稳定工作。HR 应记录事实、依既有申诉或纪律程序处理，而不是把关系问题简单归类为个人“抗拒”。
一场 PIP 前对话，可以这样开始
先安排私下、平静的对话，并清楚说明目的：了解工作障碍和下一步支持，而不是要求员工解释私人健康状况。
可以问：
- “最近哪些任务最难按原定时间完成？”
- “目标或优先次序中，有没有不够清楚的地方？”
- “你是否缺少资料、培训、权限或跨团队支持？”
- “在目前的工作量下，哪些事项最需要重新排序？”
- “什么支持会让你较有机会达到这次的目标？”
避免追问诊断、药物、治疗内容或家庭隐私。若员工主动提出健康或心理困扰，先感谢其愿意说明；再依公司的保密、合理调整和转介程序处理。主管只需要知道与工作安排有关、且员工同意分享的必要资讯。
根据事实，选择合适的下一步
厘清后，未必每一次都需要 PIP。通常可分为以下几种路径：
- 目标和资源已经清楚且充足，但表现仍有具体差距： 可以使用公平、具体、可量度的 PIP，并列明培训、反馈频率和复盘日期。
- 问题主要来自工作设计或资源： 先调整优先次序、交接、人手、流程或培训，再设合理的检视点。
- 员工需要额外支持： 可私下说明 EAP 的自愿与保密性质；EAP 不是向主管汇报个人内容的管道。有关持续缺勤或投入下降的早期讯号，也可参考这篇员工缺勤文章与这篇在岗低效文章。
- 涉及安全、骚扰、歧视或紧急风险： 依公司紧急与申诉程序立即处理，必要时联系当地紧急服务或专业支援。
让 PIP 真正发挥作用的四个做法
- 把成功标准写具体。 不写“更积极一点”，而是写明成果、质量、期限与可取得的例子。
- 把公司提供的支持也写进去。 例如培训、每周反馈、明确的优先次序、工具权限或临时工作量调整。
- 固定复盘，而非只在最后评判。 每周或每两周检视进展、障碍与双方下一步，并留下简洁纪录。
- 让同一标准适用于相近情境。 公平一致能减少误解，也让管理决定更容易说明。
HR 可以从这里开始
下一次有人提出“直接做 PIP”时，先用上述五个角度做一次简短检视。这个步骤不是拖延绩效管理，而是让企业更早看见可改善的工作条件，并让后续决定更清楚、更公平。
若企业希望把早期识别、主管沟通与保密支持串联成一套流程，可进一步了解 MY Psychology 的员工援助计划（EAP）服务，或浏览 EAP 资源库 中按议题整理的文章。
参考资料与说明
- Department of Occupational Safety and Health Malaysia (DOSH). Guidelines on Psychosocial Risk Assessment and Management at the Workplace (2024).
本文提供一般 HR 与工作场所教育资讯，并非医疗、心理诊断或法律意见。企业应依个案事实、内部政策及适用法律作出决定；如员工或他人有即时安全风险，请依紧急程序寻求当地紧急服务或合资格专业支援。